De Vishal zoekt een secretaris

De Vishal is een vereniging van ca. 150 professionele kunstenaars in Haarlem. De Vereniging exploiteert de gelijknamige tentoonstellingsruimte op de Grote Markt in Haarlem. Een laagdrempelige (want gratis toegankelijke) expositieruimte die 6 dagen per week geopend is en in 2016 tien verschillende exposities toonde, die door bijna 63.000 mensen werden bezocht.

Dat wordt mede mogelijk gemaakt door ruim 70 vrijwilligers, 2 part time zakelijk coördinatoren en 1 part time artistiek coördinator. De veelheid van openingen/exposities en medewerkers geeft De Vishal –ook voor bestuur en dus secretaris- een bijzondere dynamiek.

De Vishal wordt geleid door een bestuur van 5 leden van de Vereniging De Vishal en enkele bestuursleden van buiten de vereniging. Op dit moment is de functie van secretaris vacant.

Taken
De secretaris heeft als taken:
– het voorbereiden van vergaderingen, in overleg met de voorzitter;
– de verslaglegging en beantwoording van ingekomen post
– het opzetten en bijhouden van het archief
– het bijhouden van de leden/vrijwilligersadministratie
– De secretaris is ook de persoon die informatie voor de interne en externe nieuwsvoorziening (denk aan de website) kan aanleveren. Hetzelfde geldt voor het werkplan en het jaarverslag.

Vergaderingen
Dit onderdeel van de functie van secretaris houdt in:
– Vergaderrooster: bekend maken wanneer, waar en hoe laat een vergadering is
– in samenspraak met de voorzitter: opstellen van een agenda
– de stukken tijdig toesturen en verslaglegging van de vergadering

Het archief
Dit onderdeel van de functie van secretaris houdt in:
– informatie verzamelen, opschrijven en bijhouden
– dossiers vormen: notulen, velerlei overeenkomsten, verslagen etc.
– dossiers actueel houden en bewaren
Vanzelfsprekend zal de archiefvorming en het bijhouden van het archief voornamelijk digitaal geschieden. Bij dit onderdeel behoort ook het –in- en uitschrijven van bestuursleden bij de KvK.

De ledenadministratie is onderdeel van het werk van de secretaris: aanmeldingen, opzeggingen etc. Dit is overigens digitaal te verwerken en door de omvang van het aantal wijzigingen zeer overzichtelijk. Hier geldt (evenals het volgende punt) dat de secretaris veel uitvoerende zaken kan neerleggen bij de zakelijk coördinator.

De nieuwsvoorziening
De Vishal heeft een omvangrijk aantal communicatiekanalen: post, email (o.a. Vismail), FB, Instagram etc. De secretaris hoeft deze middelen zeker niet allemaal te voeden, maar is wel de verantwoordelijke binnen het bestuur voor een (eenduidige) communicatie. De daadwerkelijke uitvoering van die communicatie ligt bij de zakelijk coördinator.

Functieprofiel
Allereerst is het natuurlijk van belang dat de secretaris binding voelt met de organisatie. Zij/hij moet affiniteit hebben met de Vereniging De Vishal en diens activiteiten.

De Vishal kent een veelheid aan projecten en onderwerpen en door de betrekkelijke beperkte (betaalde) ondersteuning doet het bestuur veel zélf. Dat wil zeggen dat het bestuur veel zaken zélf oppakt, coördineert dan wel uitvoert.
De secretaris is dus ook een ‘doener’.

De Vishal is een buitengewoon dynamische organisatie. 150 leden, een prestigieuze expositieruimte, zeker 10 exposities per jaar, vele contacten met collega- kunstinstellingen. Dat maakt het werken binnen De Vishal dynamisch, veelzijdig, maar soms ook stressvol. De secretaris moet als “spin in het web” derhalve ook stressbestendig zijn en van dynamiek houden.

Kerncompetenties
– Accuratesse
– Communicatief vaardig
– Is via telefoon, post, Email en app goed bereikbaar
– Is op hoofdlijnen bekend met Social Media (FB etc.) Gevoel voor procedures
– Stressbestendig
– Open oriëntatie op alle factoren binnen en buiten De Vishal

Wij kijken uit naar uw reactie.

Voor nadere informatie kunnen belangstellenden schriftelijk contact opnemen met de Voorzitter van De Vishal: Annette de Vries vishal.adevries@gmail.com